HRMS چیست؟ از نرم افزار مدیریت منابع انسانی چه میدانید؟

HRMS چیست؟ موضوع اصلی این مقاله است. روزهای قدیم منابع انسانی به شدت بر روی کاغذ بازی های وقت گیر و فرآیندهای دستی متکی بود که باعث ایجاد بار اداری، خطاها و تاخیرها می شد. امروزه، رهبران مدرن منابع انسانی به پلتفرم های سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS) روی می آورند تا عملکردهای منابع انسانی خود را به طور موثرتر و پیشگیرانه مدیریت کنند. این پلتفرم‌ها از متخصصان منابع انسانی حمایت می‌کنند تا تمرکز اصلی خود را بر مهم‌ترین بخش کسب و کار حفظ کنند: مردم.

HRMS چیست؟ از نرم افزار مدیریت منابع انسانی چه میدانید؟

سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS) مجموعه ای از ابزار های کاربردی در نرم افزارهای کاربردی است که به متخصصان منابع انسانی در مدیریت وظایف کمک می کند. یک HRMS به HR در هر مرحله از چرخه عمر شغلی، از استخدام تا بازنشستگی و هر آنچه در این بین است، کمک می کند. این فرآیند های کلیدی HR را خودکار می کند، داده های اعضای تیم را یکپارچه می کند و بینش های ارزشمندی را برای بهبود مدیریت نیروی کار ارائه می دهد. تیم های منابع انسانی می توانند زمان کمتری را صرف کارهای دستی کنند تا بر توسعه اعضای تیم و تصمیم گیری استراتژیک تمرکز کنند.

تاریخچه مختصری از سیستم های مدیریت منابع انسانی

ورود سیستم های مدیریت منابع انسانی در دهه ۱۹۷۰ آغاز شد، زمانی که تیم های منابع انسانی شروع به خودکار سازی حقوق و دستمزد، استفاده از رایانه های اصلی برای محاسبه درآمد، کسر کسورات و چاپ چک های کاغذی کردند.

در اواخر دهه ۱۹۸۰، PeopleSoft یک HRMS کاملتر را معرفی کرد و ویژگی هایی مانند استخدام الکترونیکی، مدیریت مزایا و گزارش انطباق را اضافه کرد. در دهه ۱۹۹۰، رونق اینترنت، استخدام آنلاین را تغییر داد و از پست های شغلی کاغذی دور شد، و تا دهه ۲۰۱۰، شرکت ها در هر اندازه می توانستند به راه حل های HRMS مبتنی بر ابر دسترسی داشته باشند.

امروزه، سیستم های مدیریت منابع انسانی پیشرفته، قابلیت‌های هوش مصنوعی مانند یادگیری ماشین و تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده را برای کمک به سازمان ها در پیش‌بینی نیازهای نیروی کار و تصمیم گیری مبتنی بر داده ها را یکپارچه میکنند.

چرا نرم افزار HRMS مهم است؟

رهبران منابع انسانی از نرم افزار HRMS برای خودکار سازی وظایف روزانه خود استفاده می کنند تا بتوانند داده ها، حقوق و دستمزد و استخدام افراد را به طور موثرتری مدیریت کنند. آنها می توانند وظایف دستی را حذف کنند، خطاهای انسانی را کاهش دهند، و بینش های لحظه ای در مورد روند نیروی کار را به دست آورند.

چه کسانی از نرم افزار HRMS استفاده می کنند؟

سیستم های مدرن HRMS تجربه همه اعضای تیم را بهینه می کند، از جمله:

• متخصصان منابع انسانی : تیم های منابع انسانی از نرم افزار HRMS برای مدیریت همه چیز از مدیریت حقوق و دستمزد و مزایا گرفته تا استخدام و ردیابی زمان استفاده می کنند.
• استخدام کنندگان : استخدام کنندگان از یک پورتال متمرکز بهره می برند که در آن می توانند مشاغل را پست کنند، با نامزدها تماس بگیرند و روند مصاحبه را پیگیری کنند.
• نامزدها : نامزدها از پورتال های اختصاصی HRMS برای جستجوی شغل، نظارت بر وضعیت درخواست خود و پذیرش پیشنهادات استفاده می کنند.
• مدیران : مدیران بر ساختار تیم نظارت می کنند، زمان حضور و غیاب را پیگیری می کنند، درخواست های مرخصی را تأیید می کنند و بررسی های مدیریت عملکرد را سازماندهی می کنند.
• کارمندان : اعضای تیم برای ویرایش اطلاعات شخصی، مدیریت زمان مرخصی و پیگیری عملکرد خود به داشبوردها دسترسی دارند.

ویژگی های سیستم مدیریت منابع انسانی

یک ماژول معمولی HRMS به متخصصان منابع انسانی کمک می کند تا وظایف خود را برای پشتیبانی از عملکردهای روزانه مانند:

ذخیره و سازماندهی اطلاعات مربوط به نامزدها و کارکنان

متخصصان منابع انسانی می توانند به رزومه ها، قراردادها، بررسی عملکرد و سایر سوابق کلیدی در یک پلت فرم متمرکز از هر کجای دنیا دسترسی داشته باشند تا نیازی به فایل های کاغذی و اسناد پراکنده نداشته باشند. به عنوان مثال، در طول استخدام، تیم های منابع انسانی می توانند جزئیات نامزد را در HRMS ذخیره کنند تا مصاحبه کنندگان در هر مرحله بتوانند پیشرفت نامزدها را ردیابی و بررسی کنند.

برنامه ریزی مدیریت منافع و حصول اطمینان از پرداخت به موقع و دقیق

با مدیریت بیمه درمانی یا کمک های بازنشستگی در تیم خود، مدیریت مزایا را ساده کنید. یک HRMS می تواند به مدیریت قوانین واجد شرایط بودن و اطمینان از پرداخت دقیق به ارائه دهندگان مزایا کمک کند. این کار حجم کار دستی را برای متخصصان منابع انسانی کاهش می دهد و به کاهش خطاهای حقوق و دستمزد کمک می کند و رضایت کارکنان را افزایش می دهد.

در طول دوره ثبت نام آزاد، اعضای تیم می توانند از پورتال سلف سرویس HRMS برای مقایسه طرح های بیمه درمانی و انتخاب بهترین گزینه هم استفاده کنند.

تقویت فرآیند جذب استعداد برای نامزدها و کارفرمایان

با خودکار کردن آگهی های استخدام شغلی، ردیابی برنامه ها و مدیریت ارتباطات نامزدها، جذب استعداد را ساده کنید. به عنوان مثال، یک HRMS می تواند به طور خودکار نامزدهایی را که دارای مشخصات یک نقش مدیریتی خاص هستند، علامت گذاری کند. این امر باعث صرفه جویی در وقت استخدام کنندگان و دادن فرصتی برای مصاحبه به نامزدهای واجد شرایط می شود.

تقویت حفظ و تعامل

تیم های منابع انسانی می‌توانند از HRMS شما برای افزایش حفظ و مشارکت کارکنان استفاده کنند:

• ارائه مسیرهای شغلی شخصی شده : افراد می توانند رشد خود را از طریق برنامه های توسعه شغلی واضح ترسیم کنند.
• انجام بررسی های منظم عملکرد : ردیابی بی درنگ به مدیران این امکان را میدهد که بازخورد ثابتی ارائه دهند و زمینه های رشد را شناسایی کنند.
• ردیابی پیشرفت به سمت ترفیع یا نقش های جدید : اعضای تیم بر پیشرفت خود نظارت می کنند و اهدافی را برای پیشرفت تعیین می کنند.
• اجرای برنامه های شناسایی : سیستم های HRMS می توانند تشخیص اعضای تیم را برای دستاوردها و مشارکت هایشان آسان کنند.

این رویکرد پیشگیرانه تضمین می کند که کارکنان احساس حمایت، ارزش و انگیزه برای ماندن در شرکت می کنند.

ارائه فرصت های L&D و پیگیری پیشرفت افراد

L&D (یادگیری و توسعه) به برنامه هایی اطلاق می شود که مهارت های اعضای تیم را ایجاد می کند، شغل آنها را ارتقا می دهد و با اهداف سازمانی همسو می ماند. منابع انسانی و مدیران می توانند از یک HRMS برای اختصاص آموزش، پیگیری پیشرفت یادگیری و سنجش توسعه مهارت ها در طول زمان استفاده کنند.

یک HRMS می تواند تکمیل دوره، گواهینامه ها یا ماژول های یادگیری خاص را ردیابی کند. سپس مدیران می توانند این داده ها را بررسی کنند تا اطمینان حاصل کنند که اعضای تیم به اهداف یادگیری، شناسایی فرصت های رشد و ارائه پشتیبانی برای توسعه حرفه ای مداوم می پردازند.

مدیریت آموزش انطباق

سازمان، برند یا یک کسب و کار خود را با برنامه ریزی و پیگیری آموزش های اجباری در مورد مقررات، بهداشت و ایمنی مطابقت دهید. ابزارهای گزارش دهی در HRMS به رهبران شما این امکان را می دهد که پیشرفت را نظارت کنند، شکاف های گمشده را شناسایی کنند و گزارش های انطباق را برای برآورده کردن الزامات نظارتی ایجاد کنند.

اجرای گزارش ها و آماده سازی KPI برای تجزیه و تحلیل بهتر

از HRMS خود برای ایجاد گزارش های هم زمان در مورد معیارهای کلیدی HR مانند گردش مالی، تعداد کار و سطوح تعامل استفاده کنید. با گزارش های قابل تنظیم، متخصصان منابع انسانی میتوانند روندها را ردیابی کنند، شکاف ها را شناسایی کنند و تصمیم های آگاهانه و مبتنی بر داده ها را بگیرند.

به عنوان مثال، با تجزیه و تحلیل روند گردش مالی، منابع انسانی می تواند تعیین کند که آیا بخش ها یا تیم های خاص به استراتژی های حفظ جدید نیاز دارند یا خیر. علاوه بر این، ردیابی سطوح تعامل به شناسایی زمینه های بهبود کمک میکند و به مدیران اجازه میدهد تا مداخلات به موقع را اجرا کنند که رضایت و عملکرد را افزایش می دهد.

هماهنگی ردیابی زمان و حضور و غیاب با حقوق و دستمزد

همگام سازی خودکار داده های زمان و حضور و غیاب با نرم‌افزار حقوق و دستمزد شما تضمین میکند که چک های حقوق دقیق و به موقع بدون کار دستی، کاهش خطر خطا و صرفه جویی در زمان. این ادغام یکپارچه بین حضور و غیاب و حقوق و دستمزد به ساده سازی عملیات کمک میکند و گردش کار روان تری برای تیم های منابع انسانی و مالی ایجاد میکند. زمانی که افراد به طور دقیق و به موقع دستمزد دریافت می کنند، احساس ارزشمندی و انگیزه بیشتری برای ارائه بهترین های خود به تیم می کنند.

بهبود مدیریت نیروی کار و برنامه ریزی جانشین پروری

فرآیند برنامه ریزی نیروی کار خود را با کمک به تیم های منابع انسانی برای بودجه بندی هزینه های نیروی کار، پیش بینی نیازهای استعداد و همسو کردن سطوح کارکنان با نیازهای کسب و کار، بهبود بخشید. یک HRMS میتواند نقش ها، عملکرد و برنامه های توسعه را دنبال کند تا منابع انسانی بتوانند شکاف های مهارتی و عملکردهای قوی را شناسایی کنند.

این برنامه ریزی جانشین پروری را ساده می کند زیرا منابع انسانی می تواند اعضای تیم با پتانسیل بالا را شناسایی کند و مسیرهایی را برای نقش های رهبری ایجاد کند.

نظارت بر پیشرفت و بررسی عملکرد برای مدیریت استعداد

پلتفرم های HRMS مکانی متمرکز برای مدیریت بررسی های عملکرد با مستند سازی بازخورد، تعیین اهداف و پیگیری پیشرفت ها ارائه می دهند. بررسی عملکرد شامل ارزیابی منظم دستاوردهای یک عضو تیم، زمینه های بهبود و پیشرفت شغلی است.

مدیران می‌توانند از HRMS برای خودکار سازی یادآوری های مرور، ذخیره ارزیابی های گذشته و پیگیری پیشرفت به سمت اهداف عملکرد استفاده کنند. به عنوان مثال، برای یک تحلیلگر HRIS، مدیران می توانند اهداف قابل اندازه گیری مانند بهبود دقت گزارش های منابع انسانی یا کاهش زمان مورد نیاز برای تولید تجزیه و تحلیل نیروی کار تعیین کنند. آنها می توانند از یک HRMS برای ردیابی عملکرد تحلیلگر در برابر این اهداف استفاده کنند، مانند رعایت ضرب الاجل برای تجزیه و تحلیل داده ها، شناسایی روند در گردش مالی، یا ارائه بینش های عملی.

حمایت از حقوق حریم خصوصی و انطباق

یک HRMS با اعمال ویژگی های امنیتی ضروری مانند دسترسی مبتنی بر نقش، رمز گذاری داده ها و احراز هویت دو مرحله ای از اطلاعات حساس محافظت می کند. تیم های منابع انسانی می توانند دسترسی به داده های حقوق و دستمزد یا بررسی عملکرد را محدود کنند تا پرسنل مجاز بتوانند اطلاعات محرمانه را مدیریت کنند. این امر خطر نقض اطلاعات یا نشت اطلاعات را کاهش می دهد.

مزایای استفاده از سیستم مدیریت منابع انسانی

HRMS نقش مهمی در تکامل منابع انسانی ایفا کرده است و بازی منابع انسانی را از فشار دهنده کاغذ به مدیر افراد استراتژیک ارتقا داده است. این به شرکت ها در پنج راه اصلی سود می رساند:

• افزایش بهره وری. با ساده سازی تمام عملکردهای منابع انسانی با سف سرویس و بایگانی دیجیتال خودکار، متخصصان منابع انسانی میتوانند انرژی خود را به دور از کارهای اداری به سمت مدیریت افراد تنظیم کنند.
• تصمیمات برنامه ریزی نیروی کار بهتر یک HRMS داده های متمرکز، در دسترس و تجزیه و تحلیل دقیق را فراهم می‌کند و امکان تصمیم گیری مبتنی بر داده در مورد استخدام، ارتقاء مهارت و برنامه ریزی جانشین پروری را فراهم می‌کند.
• حفظ و بهبود کارکنان. برنامه ریزی شغلی سفارشی و فرصت های L&D افراد را قادر می سازد تا اهداف شغلی را دنبال کرده و به آنها دست یابند و تجربه کاری معنادارتر و جذاب تری ایجاد کنند.
• استخدام بهتر با استفاده از هوش مصنوعی، یک HRMS استخدام کنندگان را قادر می سازد تا نامزدهای مناسب را سریع تر تهیه کنند و در عین حال تجربه نامزدی روان تری را به آنها ارائه می دهند.

حاشیه خطا کمتر. به طور معمول، نرم افزار HRMS شامل به روز رسانی های خودکار در مورد قوانین و مقررات کار است که از انطباق منابع انسانی با قوانین جدید حیاتی اطمینان می دهد. این امر توسط مدیر توسعه نرم افزار یا شرکت برنانه نویسی که با او قرارداد دارید گام به گام صورت می پذیرد.

نحوه انتخاب HRMS

ابتدا، نیازها و اهداف سازمانی خود را در نظر بگیرید که HRMS می تواند به شما کمک کند. آیا به پلتفرمی نیاز دارید که امکانات حضوره های چند وجهی را فراهم کند؟ آیا به پلتفرمی با حقوق و دستمزد داخلی نیاز دارید؟ سیستم برای رسیدگی به چند نفر نیاز دارید؟

منابع انسانی، فناوری اطلاعات و هر تصمیم گیرنده را درگیر کنید تا تصویر کاملی از آنچه تیم شما از HRMS نیاز دارد به دست آورید. سپس، می توانید یک درخواست برای پیشنهاد به ارائه دهندگان مختلف ارسال کنید تا ارزیابی کنید که کدام یک برای شرکت شما مناسب تر است.

یکی از بهترین کارها، مشاوره با یک شرکت برنامه نویسی است که سال ها در زمینه تولید و توسعه نرم افزار مشغول به کار هستند. آنها میتوانند همه نیازهای شما را درون یک نرم افزار تعبیه کنند تا از چند نرم افزاری شدن همچون crm یا cxm و غیره پرهیز کنید.

هنگامی که برخی از گزینه های HRMS را محدود کردید، وقت آن است که:

• ارزیابی ویژگی های کلیدی : به دنبال ویژگی هایی مانند اتوماسیون، گزارش دهی، گزینه های سلف سرویس و ادغام با ابزارهای دیگر باشید.
• مقیاس پذیری را در نظر بگیرید : اطمینان حاصل کنید که سیستم می تواند با سازمان شما رشد کند و نیازهای آینده را برآورده نماید.
• ارزیابی تجربه کاربر : رابط بصری و سهولت استفاده برای تیم های منابع انسانی داخلی و افراد خود را بررسی کنید.
• بررسی امنیت و انطباق : تأیید کنید که HRMS ویژگی های امنیتی و انطباق قوی را برای حفاظت از داده ها ارائه میدهد
• ارزیابی پشتیبانی فروشنده : سطح پشتیبانی مشتری ارائه شده را در نظر بگیرید، از جمله ورود، آموزش و کمک فنی مداوم.
• مقایسه قیمت و بازگشت سرمایه : هزینه را با ویژگی ها و مزایای بلند مدت وزن کنید، اطمینان حاصل کنید که HRMS ارزش خوبی برای سازمان شما ارائه می دهد.
• بررسی های مشتریان را بررسی کنید : برای ارزیابی قابلیت اطمینان و عملکرد سیستم، به دنبال بازخورد سایر شرکت ها در صنعت یا حوضه فعالیت خود باشید.

تفاوت بین HRIS و HRMS چیست؟

اغلب مردم این دو اصطلاح را به جای هم استفاده می کنند. با این حال، یک سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) بر ذخیره اطلاعات تأکید دارد، در حالی که یک سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS) مدیریت اطلاعات و ارائه خدمات مدیریت استعدادهای پیشرفته را در اولویت قرار می دهد.

تفاوت بین سیستم HCM و HRMS چیست؟

اصطلاحات HRMS و مدیریت سرمایه انسانی (HCM) نیز شباهت های زیادی دارند. هر دو آنها به ابزارها و استراتژی های جامع منابع انسانی اشاره می کنند که برای مدیریت نیروی کار سازمان و همسو کردن نیازهای آن با اهداف تجاری طراحی شده‌اند. تفاوت های اصلی در کاربردهای دقیق آنها است:

• HRMS یک سیستم پیشرفته تر از HRIS است که دارای عملکردهای پیچیده ای مانند مدیریت عملکرد، تجزیه و تحلیل و تعامل کارکنان است.
• ابزارهای HCM سیستم های فراگیری هستند که بر استراتژی منابع انسانی سطح بالا، مدیریت چرخه عمر کارکنان و برنامه ریزی تاثیر می گذارند. آنها شامل قابلیت های HRMS و HRIS هستند و تصویری کامل از کل نیروی کار ارائه می دهند.

استفاده از HRMS به عنوان بخشی از استراتژی مدرن منابع انسانی

HRMS به شرکت ها این امکان را می‌دهد تا با کمک به آنها در مدیریت مؤثر افراد خود، در دنیای کار پرشتاب امروزی همگام شوند. این به شرکت ها اجازه می دهد تا در بازار فعلی رقابت کنند، مشتریان را راضی کنند و استعدادهای برتر را جذب و حفظ کنند.

سوالات متداول HRMS